Как посмотреть все свои задачи в Jira при помощи одной доски
Есть компании, где каждый сотрудник может иметь задачи в разных проектах. Для их отслеживания он
Когда в компанию приходит новый член команды, его нужно быстро познакомить с процессами, объяснить, как мы работаем, передать ему регламенты и проверить, все ли он правильно понял. Это долго.
Чтобы каждый раз ничего не придумывать заново, мы сделали онбординг:
Тот, кому поручено провести онбординг, получает данные нового члена команды от HR: email, имя, фамилию, должность, список проектов для него. Затем присылает новенькому приглашение в рабочий чат (Slack) — все общение будет происходит только в рабочем мессенджере. Как только это происходит, запускаются параллельные цепочки событий в Zapier.
Zapier — это сервис для связи разных приложений. Он собирает данные и по настраиваемым триггерам запускает события. Например, ему можно сказать: когда появилось новое письмо, отправь мне текст на другой адрес, картинки сохрани в облако, а моему коллеге скажи, что я взял письмо в работу. Цепочки действий ограничены вашей фантазией.
Через Zapier мы сделали бота, который управляет всем процессом. Триггер для старта — отправка новичку письма для регистрации в Slack. После бот сразу отправляет на почту приглашение в таск-менеджер (Jira) и приветственное сообщение в чат.
Такое сообщение — первый шаг для работы с нашей системой:
Как только новичок зарегистрируется в рабочем чате, бот отправляет сообщение и менеджеру по онбордингу с чек-листом его действий.
Дальше расскажем, что означают все эти ключи и функции.
Получается, бот выполняет три действия одновременно:
Пока менеджер занимается доступами и задачей в таск-трекере (Jira), бот уже отправил финансовому директору сообщение о появлении нового члена команды и добавил его в финансовый сервис (Финолог). Там нужно заполнить данные по новенькому, чтобы не было проблем с финансовыми и бухгалтерскими процессами.
Чтобы поставить задачу-знакомства в Jira, менеджеру не нужно ничего придумывать заново, нужно просто использовать шаблон из регламентов.
Менеджер может просто скопировать текст из шаблона в Jira. Новичку удобно — он знакомится с нашими процессами и заодно разбирается в интерфейсе трекера, если до этого не сталкивался с подобными сервисами. Мы же видим, сколько времени это заняло.
Шаг, который невозможно автоматизировать до конца, потому что он каждый раз уникальный — менеджеру нужно отправить новичку список ссылок на проекты в Jira, в которых он будет работать. Саму рассылку сделает бот, но его придется попросить об этом — через функцию Push to Zapier в Slack сказать ему электронный адрес члена команды и ключи проектов. Как на иллюстрации ниже.
Список ключей у менеджера уже есть — они пришли еще в первом чек-листе онбординг. Когда менеджер закончит, новенький получит автоматическое письмо со всеми ссылками.
Последние этапы онбординга. Сначала нужно выяснить, насколько был внимателен новый член команды, во всем ли он разобрался. Для этого есть чек-лист.
Менеджер смотрит, как новичок провел задачу по статусам, верно ли он заполнил профиль в Slack и в Jira, записал ли время, потраченное на задачу. Фиксирует, где новенький задавал вопросы. Если в самой задаче или в каналах Slack — хорошо. В личных сообщениях — плохо.
Дальше созвон. Снова не нужно ничего придумывать, достаточно идти по готовым пунктам:
Онбординг у нас — это гибкий процесс. Мы собираем обратную связь от новичков, прорабатываем узкие места и меняем алгоритм. Как вам кажется, что еще можно автоматизировать и упростить?
P.S. Если хотите сократить время вовлечения новичка в команду до 1 дня и сделать процесс автоматизированным, напишите нам.
Никакого спама, только анонсы новых статей!