Когда в компанию приходит новый член команды, его нужно быстро познакомить с процессами, объяснить, как мы работаем, передать ему регламенты и проверить, всё ли он правильно понял. Это долго.

Чтобы каждый раз ничего не придумывать заново, мы сделали онбординг:

• Прописали регламент, чтобы любой человек мог справиться с этим — например, если менеджер по онбордингу в отпуске.
• Сделали шаблоны писем, инструкции и чек-листы — менеджеру не нужно вспоминать нюансы.
• Максимально автоматизировали процесс — новичок двигается по готовой карте, объем переписки минимальный, а скорость и эффективности максимальные.

Шаг 1. Старт

Тот, кому поручено провести онбординг, получает данные нового члена команды от HR: email, имя, фамилию, должность, список проектов для него. Затем присылает новенькому приглашение в Slack — всё общение будет идти в этом мессенджере. Как только это происходит, запускаются параллельные цепочки событий в Zapier.

Zapier — это сервис для связи разных приложений. Он собирает данные и по настраиваемым триггерам запускает события. Например, ему можно сказать — когда появилось новое письмо, отправь мне текст на другой адрес, картинки сохрани в облако, а моему коллеге скажи, что я взял письмо в работу. Цепочки действий ограничены вашей фантазией.

Через Zapier мы сделали бота, который управляет всем процессом. Триггер для старта — отправка новичку письма для регистрации в Slack. После бот сразу отправляет на почту приглашение в Jira и приветственное сообщение в чат.

Такое сообщение — первый шаг для работы с нашей системой:

• «WB-Tech: начало работы» — это файл с описанием общих процессов и принципов нашей компании. Например, там есть раздел с контактами, чтобы новичок понял, как и где можно найти конкретного специалиста.
• Должностной регламент — в этом облаке есть папки с ролями. Там должностные инструкции для каждой специальности внутри компании и важные нюансы. Например, там есть и инструкция для менеджера по онбордингу.
• Jira — это таск-трекер, в котором висят все задачи команды.

Как только новичок зарегистрируется в Slack, бот отправляет сообщение и менеджеру по онбордингу с чек-листом его действий:

Дальше расскажем, что означают все эти ключи и функции.

Получается, бот выполняет три действия одновременно:

• Присылает приветственное сообщение в Slack новичку;
• Отправляет менеджеру чек-лист по онбордингу;
• Делает новичку приглашение в Jira.

Пока менеджер занимается доступами и задачей в Jira, бот уже отправил финансовому директору сообщение о появлении нового члена команды и добавил его в «Финолог». Там нужно заполнить данные по новенькому, чтобы не было проблем с финансовыми и бухгалтерскими процессами.

Шаг 2. Всё по шаблону

Чтобы поставить задачу-знакомства в Jira, менеджеру не нужно ничего придумывать заново, нужно просто использовать шаблон из регламентов. Вот как он выглядит:

Менеджер может просто скопировать этот шаблон в Jira. Новичку удобно — он знакомится с нашими процессами и заодно разбирается в интерфейсе трекера, если до этого не сталкивался с подобными сервисами. Мы же видим, сколько времени это заняло.

Шаг 3. Добавление новичка в проекты Jira

Шаг, который невозможно автоматизировать до конца, потому что он каждый раз уникальный — менеджеру нужно отправить новичку список ссылок на проекты в Jira, в которых он будет работать. Саму рассылку сделает бот, но его придется попросить об этом — через функцию Push to Zapier в Slack сказать ему электронный адрес члена команды и ключи проектов. Как на иллюстрации ниже:

Список ключей у менеджера уже есть — они пришли еще в первом чек-листе онбординг. Когда менеджер закончит, новенький получит автоматическое письмо со всеми ссылками:

Шаг 4. Проверка и собеседование

Последние этапы онбординга. Сначала нужно выяснить, насколько был внимателен новый член команды, во всем ли он разобрался. Для этого есть чек-лист.

Менеджер смотрит, как новичок провел задачу по статусам, верно ли он заполнил профиль в Slack и в Jira, записал ли время, потраченное на задачу. Фиксирует, где новенький задавал вопросы. Если в самой задаче или в каналах  Slack — хорошо. В личных сообщениях — плохо.

Дальше созвон. Снова не нужно ничего придумывать, достаточно идти по готовым пунктам:

• Менеджер рассказывает, зачем нужны регламенты, чем они помогают команде.
• Комментирует процессы — как выполнил первую задачу новичок, какие пункты вызвали сложности, какие вообще не сделал.
• Проговаривает, где искать задачи и проекты, зачем нужна личная доска и по какому принципу на ней появляются задачи, что такое карточка члена команды и в каком случае в неё записывать время, какие есть способы записать время.
• Если нужно, отвечает на все вопросы.

Онбординг у нас — это гибкий процесс. Мы собираем обратную связь от новичков, прорабатываем узкие места и меняем алгоритм. Как вам кажется, что еще можно автоматизировать и упростить?

P.S. Если хотите сократить время вовлечения новичка в команду до 1 дня и сделать процесс автоматизированным, напишите нам.