Инструкция по настройке ботов-ассистентов для автоматизации бизнес-процессов

December 26 2023

Рассказали, как настроить 3 автоматизации рутинной деятельности в компании.

Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате
Кейс 2. Предзаполненные формы
Кейс 3. Автокопирование сообщений
Чем полезны боты

Кейс 1. Автоматические уведомления в рабочем чате

Если процесс контролируют несколько человек, удобно настраивать общие уведомления о статусе задач. Например, нужно проследить за доставкой важных документов в руки клиента.

Уведомления о статусе могут приходить в личные сообщения, в открытый или закрытый чат Slack.

Автоматизация основана на парсинге email уведомлений с помощью сервисов Zapier, Email Parser By Zapier и Slack.

Можно настроить уведомления для любых процессов, статус которых приходит на почту — необходимость обновить подписку, сообщения об ошибках, заявки из сервисов и др.

Например, вы можете настроить автоматизацию с уведомлениями от СДЕКа:

  1. Зарегистрируйтесь в Email Parser By Zapier, это бесплатно.
  2. Создайте в нем почтовый ящик и отдайте ему на парсинг письмо от СДЕКа. На сайте парсера есть хорошая инструкция.
  3. В спарсенном письме выделите ключевые слова, например, статус доставки, номер доставки, от кого и кому — это информация, которую вы добавите в сообщение для Slack.
  4. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это тоже бесплатно.
  5. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), где в первом шаге Trigger нужно выбрать приложение Email Parser by Zapier, а в качестве Event — выберите New Email. Здесь есть инструкция, как это сделать.
  1. Как только вы все сделали и протестировали ваше подключение к почтовому ящику, создаем следующий шаг — в Action выбираем приложение Slack, а в Event выберите Send Private Channel Message. Тогда уведомления будут приходить в закрытый канал Slack.
  1. Затем подключите свой Slack-аккаунт и заполните поля:
  • Channel — канал, где должно быть уведомление,
  • Message Text — текст уведомления,
  • Bot Name — имя бота, например, SDEK Delivery.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию в Zapier. Готово!

Кейс 2. Предзаполненные формы

Предзаполнение — когда поля в формах или документах уже заполнены необходимой информацией, то есть ее не нужно вводить вручную. Остается только проверить, что она корректна.

Например, у нас есть Школа стажеров, где кандидат оставляет заявку на сайте, а затем заполняет форму с несколькими дублирующимися вопросами. Чтобы кандидату не нужно было их повторно заполнять, мы настроили предзаполнение формы.

Запись на стажировку. Заполнение анкеты с частичным автоматическим предзаполнением полей.
После заполнения заявки на сайте, кандидату приходит письмо со ссылкой на развернутую анкету. В этой анкете дублирующие вопросы уже будут заполнены информацией из заявки.

Автоматизация подобного типа помогает в создании типовых регулярных документов, где, например, меняется только номер и дата. Бот уменьшает ручной труд и избавляет от человеческих ошибок (перепутали дату, номер приложения, неправильно вписали реквизиты и др.).

Сделать также можно с помощью Zapier, Google Sheets и Google Forms.

Например, вы уже настроили так, что заявки с сайта складываются в табличку и дальше данные из таблички нужно подставить в форму.

  1. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там). Это бесплатно.
  2. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Google Sheets, и в Event — New Spreadsheet Row. Это значит, что автоматизация будет срабатывать каждый раз, когда в табличке появляется новая строка. Как только вы протестировали этот шаг, Zapier присвоил каждому столбцу свое название.
  1. Далее вы отправляете письмо со ссылкой на форму, поэтому в шаге выбираем Gmail, а в Event — Send Email.
  • To — значение из таблички “Email”,
  • Subject — указываем тему письма,
  • Body Type — html,
  • Body — текст письма со ссылкой на предзаполненную форму.
Указание отсылок на столбцы из гугл таблицы в настройках чат-бота в Zapier.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!

Кейс 3. Автокопирование сообщений

Мы работаем на поддержке у многих клиентов, общаемся с ними в их корпоративных Slack, но клиентские запросы решаем в нашем Slack. Чтобы не копировать вручную их запросы в наш Slack, настроили автоматизацию.

Нужное сообщение с помощью опции Push to Zapier перенаправляет в наш Slack с указанием, от какого клиента и какой сотрудник написал этот запрос — теперь над ним могут работать наши специалисты.

Бот экономит много рутинных действий: скопировать сообщение, переключаться между чатами, создавать тикет и прилагать скрины комментариев.

Открытие индивидуального меню сообщения в слак-канале и выбор функции Push to Zapier.
Переслать сообщение можно 1 кликом.
Как будет выглядеть скопированное сообщение в нашем Slack.

Автоматизация работает с помощью Zapier и Slack:

  1. Зайдите в ваш аккаунт Zapier (или зарегистрируйтесь там).
  2. Создайте автоматизацию в Zapier (нажмите Create Zap), и в первом шаге выберите Slack, и в Event — New Pushed Message.
  1. Следующим действием также выбираете Slack и Event — Send Channel Message in Slack.
  • Channel — укажите, в какой канал будут копироваться сообщения,
  • Message Text — текст сообщения,
  • Bot Name — например, название компании клиента.
  1. Опубликуйте и включите вашу автоматизацию. Готово!

Чем полезны боты

Боты забирают на себя почти всю операционку и рутину, которую сотрудники не хотят делать. Такая работа может занимать до 60% рабочего времени — зайти в сервисы, внести информацию, скопировать данные, заполнить ежедневную отчетность и др.

Человек — не машина. Он более охотно тратит когнитивную нагрузку на творческие задачи, а в задачах занесения данных он скорее склонен прокрастинировать. Поэтому в целом идея поручения рутинных задач человеку, который в хорошем смысле не мотивирован делать то, что должно делаться само, — странная, и сама по себе содержит в себе неэффективность.
Кирилл Гришанин
Основатель WB—Tech

Автоматизируйте ваши рабочие процессы, и если потребуется консультация — напишите нам, есть много готовых решений для разных процессов.

Автор статьи
WB—Tech Team
Создано командой WB—Tech с любовью 💙

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей

    Последние статьи

    Миграция внутренних пользователей Jira в новую директорию с сохранением данных об активности

    Рассказали, как осуществили перенос пользовательских данных из Jira (Internal Directory) в директорию Microsoft Active Directory.

    Как эффективно хранить и актуализировать корпоративные данные средствами low/no-code

    Рассказали, как организовали поток HR-данных, чтобы оргструктура и бонусно-бухгалтерские расчеты всегда были актуальны.

    Мало кода, больше результативности: платформы low-code и no-code

    О low-code и no-code платформах, примерах использования и разбор нужно ли быть программистом.

    ИП Гришанин Кирилл Олегович
    ИНН 774313842609

    Коворкинг Starthub

    Б. Новодмитровская ул., 36, стр. 12, вход 6,
    Москва, Россия, 127015

    Коворкинг Wework

    Ahad Ha'am 54,Tel Aviv-Yafo,Израиль

    © 2023 WB—Tech. Мы разрабатываем уникальные решения для компаний из России, США и Европы.