август 12, 2020

Как использовать мониторинг удаленной работы, не нарушая личных границ сотрудников

Как использовать мониторинг удаленной работы, не нарушая личных границ сотрудников

Дистанционная работа — спорный формат. Не всегда деятельность сотрудника можно разделить на небольшие этапы и просто отслеживать, с какой скоростью человек закрывает задачи в чек-листах. В офисе с этим проще — менеджер всегда может подойти и лично увидеть, чем занимается человек.

Получается, нужно внедрять системы контроля, удаленного мониторинга действий сотрудников. Неплохое решение, но можно перегнуть палку — член команды, за каждым шагом которого следят, быстро потеряет мотивацию и начнет искать другую работу. Ну и становиться деспотичным начальником как минимум не этично.

Судя по высокой лояльности коллег, мы в WB—Tech смогли построить систему дистанционного контроля, которая не нарушает личных границ. Но при этом мы видим, кто из сотрудников эффективен, а кто страдает от прокрастинации.

Вопросы этики

Давайте сразу определимся — здесь не идет речь про тоталитарную схему работы. Конечно, мы сотрудничаем с человеком в полном смысле этого слова. Нам хочется, чтобы мы были близки по духу, у нас были похожие взгляды на работу, схожие привычки и образ жизни.

Но в первую очередь нас интересует результат его работы. У бизнеса с работником есть только одна плоскость взаимодействия — профессиональная. Всё остальное пусть и имеет косвенное влияние на эффективность члена команды, но бизнес не имеет этического права следить за этим.

Чтобы контролировать сотрудника, бизнесу нужно разработать показатели, по которым можно оценить результаты работы.

Почему сложно оценивать результаты работы

Полностью прозрачные критерии эффективности получится выставить разве что на потоковом производстве. Например, работает человек в швейной мастерской. Стоит на конвейере, берет кусок ткани, пришивает его к другому. Эффективность считается просто — N сделанных единиц без брака за час. Когда задачи чуть сложнее и разнообразнее, система рушится.

У нас в команде больше 20 человек, работаем удаленно почти 10 лет. В команде люди, создающие интеллектуальные объекты — дизайнеры, программисты, аналитики, копирайтеры. Их деятельность не поддается понятному учету — макеты, код, исследования и статьи всегда разные. Нельзя оценить программиста с помощью учета «написанная фича за единицу времени».

Поэтому мы назначаем членам команды норму выработки в часах.

Как отслеживать, сколько сотрудник работает

Заставлять сотрудников ставить программы, которые записывают видео или делают скриншоты экрана, неэтично. Мы предпочитаем нанимать добросовестных людей, которым будем доверять.

Члены команды сами записывают время в систему учета задач. Мы используем Jira — она гибкая в настройке, ее можно синхронизировать с другими сервисами. Например, с Google Таблицами, чтобы считать и формировать отчеты.

В Jira можно посмотреть общее время, потраченное всеми сотрудниками на решение конкретной задачи.

Если не нравится Jira, можете использовать аналоги — например, много полезных функций у Мегаплан или Битрикс24. Выбирать лучше то, в чем понравится работать.

Есть правило — задачи ставятся максимально конкретно, дробятся до оцениваемых величин. Мы стараемся не делать задачи, которые нужно выполнять больше пяти часов. Так проще контролировать — если человек не выполнил за пару дней ни одной задачи, что-то идет не так.

Что делать с результатами

В конце недели сервис показывает отчет. Посмотрите, сколько всего часов проработал конкретный сотрудник. У нас обычный рабочий график, поэтому если человек записал 7-8 часов, это считается выполнением нормы. Когда человек записал больше 8 часов, выплачиваем премию. Если меньше — что-то не так, нужно разбираться.

Чтобы оценить добросовестность сотрудников, мы изучаем другой параметр — сколько задач закрыто. Раз задача не может занимать больше 5 часов, то за 40 рабочих часов в неделю нужно закрыть 8-10 задач. Если закрыто меньше, анализируем ситуацию и выясняем причины.

Отчеты из Jira помогают не просто контролировать сотрудников. Вы видите всю картину бизнеса — кто и чем занимается, какие задачи сколько времени занимают. Например, если сотрудники много часов записывают на обсуждение задач и совещания, то это повод проанализировать работу менеджеров.

Как оценить эффективность сотрудника

Если человек за 40 часов не смог закрыть достаточное количество задач, то выводов из этого можно сделать несколько. Начиная от неверной постановки задачи и заканчивая безалаберностью сотрудника.

Чтобы выяснить это, попробуйте использовать сервис RescueTime. Это приложение, которое отслеживает, на какие сайты заходит человек, и делит их на категории. В нашем случае — работа или не работа.

Программа сама неплохо определяет категорию сайтов. И ее можно настроить под конкретные задачи. Например, по умолчанию социальные сети это «отдых», но если человек занимается SMM, то ему придется проводить на таких сайтах большую часть времени.

Был довольно продуктивный день, отвлекался только на Slack и Twitter.

Это этично — мы не можем увидеть монитор человека. Сотрудник может спокойно работать, отвлекаясь в перерывах на переписки с близкими, и не переживать, что кто-то прочтет его личные данные.

Бизнес же получает нужные данные — сколько всего часов сотрудник провел за компьютером, а сколько из них он эффективно работал. Конечно, эффективное время должно совпадать с временем, записанным в Jira.

Отслеживание эффективности помогает понять, страдает сотрудник от прокрастинации или нет.

За несколько лет мы накопили много данных для анализа. В среднем эффективность наших сотрудников — около 70%. Треть рабочего времени они отвлекаются, засиживаются в соцсетях или смотрят видео на YouTube. Это нормально, людям нужно отдохнуть, чтобы хорошо работать.

Если же человек за компьютером проводит много времени, а записывает в Jira в 2-3 раза меньшее количество часов — это сигнал о проблеме.

Нужно разобраться, что не так. Может быть, у человека сложный период, а он стесняется спросить отпуск или отгулы. Или задачи перестали его вдохновлять — возможно, пришло время расти в профессии или отправиться на учебу.

Каждый случай прокрастинации индивидуален, с каждым нужно разбираться. Используйте удаленный мониторинг работы как маячок — он следит за ситуацией и сообщает, если что-то начинает идти не так.

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей!