Как бизнесу построить систему контроля за эффективностью сотрудников

Как бизнесу построить систему контроля за эффективностью сотрудников

Если не контролировать эффективность сотрудников, в бизнесе будет хаос. Если просто записывать время на задачи, получится куча непонятных и бесполезных цифр, из которых не сделать выводы. Рассказываем, как сделать полезную бизнесу отчётность, в которой отражено главное — связь между работой сотрудника и деньгами, которые он приносит в компанию.

Мы знаем, сколько ушло денег из зарплаты сотрудника на конкретный проект

Зачем бизнесу нужна система контроля сотрудников

Когда мы начинаем строить бизнес, то быстро осознаем — заниматься постоянно микроконтролем и держать всё в голове невозможно, нужна система отчётности. Обычно это 3 базовых отчёта для любого бизнеса — баланс, прибыль/убытки и денежный поток. Это уже даёт ощущение некого спокойствия — мы как будто начинаем осознанно управлять, а не наугад принимать решения. Двигаемся дальше.

Если бизнес проектный, то начинаем считать прибыль с каждого проекта и сравнивать их между собой. Кажется логичным, это помогает выяснить, какой проект приносит больше денег при меньших затратах. И вот тут появляется проблема.

С доходом всё понятно — смотрим, какие денежные поступления идут от конкретного проекта за нужный период. Сложнее с расходами — условно, у меня работают 100 человек, каждому я плачу разный оклад и премию. Общий расход посчитать не сложно, но мне ведь нужно знать, сколько конкретно денег ФОТ я трачу на конкретный проект. Проще всего делать это с помощью записи времени.

Если внедрить такую систему отчётности, то можно пойти ещё глубже. Например, стремиться к таким данным — Петя ковыряет проект №1 уже неделю, буквально 40 часов. И приносит это $100. Проект №2 Петя сделал в перерывах, за 8 часов. Он приносит тоже $100. Конечно, эффективность второго проекта намного лучше — переводя на язык денег, в №2 мы инвестировали меньше денег, а принес он столько же. Доходность выше.

Теперь представьте, что в проектах участвуют сотни человек. И работают над ними аналитики, дизайнеры и разработчики из разных команд. Только сложив все точные расходы на каждого члена команды и сравнив их с доходами, можно вычислить прибыль.

Проектов могут быть десятки и сотни, а людей ещё больше, и есть те, кто работает за оклад, а есть гонорарные системы. Получается, мы не знаем, кому и за что платим, пока не будем контролировать эффективность работы сотрудников.

Важно считать, сколько времени сотрудник реально работает и сколько денег его работа приносит. Так мы не только поймём экономику проекта. Ещё мы будем справедливо мотивировать члена команда — увидели, что прибыль от сотрудника растёт, значит, можно поднять ему оклад.
Кирилл Гришанин, Основатель WB-Tech

Исходные инструменты

Глобальная цель, которую мы поставили — получить возможность отслеживать и анализировать распределение затрат ФОТ по проектам и контролировать эффективность сотрудников. Дополнительная — видеть, сколько часов из положенного времени сотрудник реально работает.

Сейчас на рынке есть десятки приложений для учёта времени сотрудников, распределения его по задачам и конвертации его в деньги. У нас работает Финолог — в нём удобные API, возможность выставлять и оплачивать счета, интеграция с банками. Поэтому всю систему создания отчётов мы строим вокруг него.

Вся команда работает через Jira — это удобный менеджер задач, в котором можно вести сотни проектов, обсуждать задачи и отслеживать всё происходящее.

Самостоятельно Финолог и Jira не выдадут вам отчёты по экономической эффективности сотрудников. Для этого нужно автоматизировать процессы и связать сервисы между собой.

Если хотите также, то приходите в «Изоленту» — мы в ней как раз разбираемся в бизнес-процессах и настраиваем связь между разными сервисами. Так, чтобы можно было ничего не трогать, а оно само работает.

Сбор информации

Сначала нужно узнать, сколько времени каждый член команды тратит на конкретную задачу. Тут помогает система иерархии из Jira. В ней есть проекты, в каждом из которых есть задачи. Для последних можно назначить исполнителя и менять его в процессе выполнения.

Если проще, то выглядит так:

  1. Берём проект, в нём делаем много разных задач.
  2. Для «Задачи №1» нужен разработчик, дизайнер и администратор. Каждый из них в своё время назначается исполнителем и записывает, сколько времени потратил на эту задачу.
  3. Процесс повторяется для всех задач.
Дополнительная польза в Jira — сразу понятно, сколько времени потратили на задачу в целом. Не один член команды, а вообще все, кто работает над этой задачей

В нашей команде принято фиксировать время самостоятельно — каждому нужно быть добросовестным и аккуратным. Причём записывается время не только на выполнение самой задачи, но и побочные дела и операционку.

В итоге в Jira есть информация о том, сколько времени потратил каждый сотрудник на каждую конкретную задачу.

Открывайте любую задачу и решайте, потратил ли коллега время эффективно или нет

Создание базы данных

С помощью Jira API мы настроили ежедневную (а точнее, ночную) отправку файлов с данными о времени на сервер. Затем с помощью сервиса для автоматизации Zapier эта информация добавляется в таблицу Google Sheets — чтобы потом к данным можно было применить свои формулы и сделать расчёты.

В итоге получается база данных, откуда мы можем получить информацию о том, кто, когда и где записывал время, а значит работал.

Чем понятнее будете называть таски в Jira, тем проще будет анализировать данные по конкретным задачам

Посчитаем, сколько сотрудник действительно работает

У нас есть члены команды, которые получают фиксированную сумму за месяц. Мы хотим знать, насколько хорошо они отрабатывают эти деньги.

С помощью сводных таблиц и функции QUERY мы находим сумму отработанного времени за месяц для каждого члена команды. Чтобы понять, много это или мало, нужно узнать количество предписанных рабочих часов для каждого сотрудника. Учитывая больничные, отпуска и праздники.

В таблице с базой данных у нас открыта вкладка, где мы с помощью встроенной формулы «=ЧИСТРАБДНИ» считаем количество чистых рабочих дней и затем отнимаем праздники. Получившаяся цифра заносится в таблицу сотрудника на отдельной вкладке.

Если человеку нужен больничный, отпуск или отгул, он заполняет Google-форму, откуда данные отправляются в таблицу и там корректируется итоговое число рабочих дней.

Про Google-форму можно и не помнить — просто пишем в рабочий чат, а бот присылает ссылку

Дальше всё просто — число рабочих дней умножается на 8, а потом сравнивается с тем временем, которое сотрудник отработал и записал в Jira.

Итого — у нас выполнена побочная цель, мы видим, кто из сотрудников много отдыхал, а кто перерабатывал. Какая часть оклада отработана, какая нет. Причем буквально в режиме реального времени, ведь данные обновляются каждую ночь.

Выясним стоимость часа работы

Это тоже довольно просто — обыкновенная функция деления в Google Sheets. Гонорар члена команды за месяц мы знаем заранее, он уже внесен в таблицу. Время тоже прописалось. Поделив гонорар на часы, мы получаем уникальную ставку за час конкретного сотрудника за конкретный месяц.

Дальше считаем, сколько стоил час сотрудника фактически — учитывая записанное им время пропорционально зарплате. Эта ставка — динамическая величина. Она меняется в течение месяца от записанного времени. То есть если человек работает много, она приближается к теоретической ставке. Если же он записывает мало времени, ставка получается огромной.

В таблице мы видим фактическую стоимость часа и можем сравнить е` с той, которая должна быть в теории

Считаем итоговую эффективность времени по проектам

Вместе со стоимостью часа таблица посчитает и распределение ФОТ — сколько денег из зарплаты конкретного сотрудника в нужный месяц ушло на проект. Причем проектов может быть сколько угодно.

Формируется таблица-матрица, где столбики — это месяца, а колонки — проекты

Данные переносим в «Финолог». Там финансист в итоге видит, сколько было потрачено на ФОТ конкретного сотрудника, сколько денег ушло на какой проект. И может сделать вывод об эффективности работы каждого члена команды. Вот так:

Изучив данные, вы сможете выяснить, сколько сотрудников недорабатывают. Понять, кому платите слишком много относительно того, что они сделали — это помогает принять управленческое решение не на эмоциях, а по результатам аналитики.

Или наоборот, вовремя заметите, кто работает эффективно и даже перерабатывает — значит, можно изучить результаты такого члена команды и решить, стоит ли повысить ему зарплату или мотивировать его премией.