Jira для HR-отдела: организуем базу данных о сотрудниках и автоматизируем управление персоналом

Заказчикам 1 июля 2022 г.

Рассказали о том, как организовали базу данных о сотрудниках, о процессах взаимодействия с сотрудниками, технических аспектах документооборота и бухгалтерии.

Jira для HR-отдела: организуем базу данных о сотрудниках и автоматизируем управление персоналом

Для чего нужна база данных сотрудников
Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira
Онбординг сотрудников
      — Создание папки нового исполнителя
      — Формирование договора
      — Проверка договора
      — Отправка письма
После подписания договора сотрудник подключается к рабочим процессам в компании
      — Выдача доступов
      — Знакомство с регламентами
Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам
Логирование операционного времени
Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда
Вывод

Для чего нужна база данных сотрудников

База данных о сотрудниках выполняет ряд функций, как для менеджмента компании, так и для самих сотрудников.

  • Для менеджмента — это возможность быстро получить информацию о сотруднике, его контакты, позицию, проекты, линки к документам и др.
  • Для сотрудников — возможность посмотреть профили коллег и узнать немного больше о своей команде, а также вести свой собственный профиль, где сохранены ссылки на персональные документы и иная профессионально-личностная информация. Это как персональная страничка сотрудника, его рабочий стол, который можно организовать по желанию — хранить там ссылки, которые нужны в работе, добавить любую информацию, написать историю о себе и др.

Пример заполнения карточки сотрудника. Часть информации внесена вручную, часть автоматизацией.

Ведение задачи в таск-менеджере Jira как персональной карточки сотрудника из отдела кадров.

При этом в рабочем чате Slack также соблюдаем корректное заполнение профиля: участие в проектах, контакты для быстрой связи, рабочий статус и т.д.

Профиль сотрудника в Slack.

В корпоративном мессенджере Slack профиль пользователя заполняется минимальными и достаточными данными, чтобы остальные коллеги имели представление с кем разговаривают и как связаться.

У нас распределенная команда, и мы стараемся, чтобы все сотрудники знали друг друга. Создание открытой доски с профилями коллег, а также регламенты по работе в Slack — хороший способ наладить коммуникацию.

Как организованы и автоматизированы процессы в базе сотрудников в Jira

Мы писали о том, как у нас устроен рекрутинг — кандидат проходит воронку и в случае принятия оффера получает статус Принят (Apply).

Общий вид доски Кандидаты — колонки сформированы как статусы нашего HR-процесса.

Пример kanban-доски в Jira для HR-отдела.

Колонки канбан-доски могут быть переименованы в зависимости от принятых в компании процессов.

При изменении статуса новому сотруднику автоматически уходит письмо со ссылкой на форму создания договора, где необходимо указать паспортные данные и другую личную информацию, которая будет содержаться в договоре.

Договор между сторонами формируется интерактивно.

Онлайн-формирование договора с помощью сервисов Jira, Google формы и Zapier.

Пример требуемой информации для формирования договора.

Конструктор документов и договоров с помощью сервисов Google форма и Zapier.

Как только новый сотрудник заполнил форму — автоматизация создает карточку сотрудника на доске в Jira.

Онбординг сотрудников

Новая карточка сотрудника попадает в первую колонку канбан-доски со статусом Onboarding.

Проект организован как канбан-доска, где можно увидеть статус сотрудника в компании — Новенький, На испытательном сроке, В команде или На подряде.

Пример kanban-доски в Jira Atlassian для организации HR-отдела.

В карточку нового сотрудника автоматически добавляются данные:

  • уже известная информация о кандидате: контакты, позиция, дата старта работы,
  • ссылка на автоматически сформированный договор и персональную папку со всеми документами и сканами,
  • регламент действий для ответственного сотрудника, который занимается документооборотом в компании — этот же сотрудник назначается Исполнителем задачи.

Самый первый и главный процесс при приеме на работу — заключение договора: его формирование, согласование с руководителем и подписание. Заключение договора состоит из достаточно простых и рутинных действий, которые однако требуют высокой внимательности.

Рассмотрим подробнее, как мы автоматизировали этот процесс, чтобы сэкономить время и избавиться от человеческих ошибок.

Создание папки нового исполнителя

Прежде чем договор будет сформирован, нужно создать место, где он будет храниться — например, папка на Google Диске, где в будущем будут сохраняться все документы сотрудника. Ссылка на эту папку также должна быть в карточке сотрудника, а доступ к папке — у строго определенных людей. Подобного рода мануальные действия легко автоматизировать.

Автоматизация извлекает, например, из HR-таблички данные, которые о себе заявил человек. И в дальнейшем подтягивает в папку необходимые документы и файлы (приложения, табличка с чеками и др.).

Расположение всех документов в одном месте по определенному человеку важно не только с точки зрения системной организации базы данных, но также на этом завязано сопоставлении его финансовых и производственных учеток.

Формирование договора

Персональная папка сотрудника создана и в ней формируется Договор, в который подтягиваются данные из Формы договора. Как мы уже писали выше, вся автоматизация начинается именно с заполнения Формы договора.

В Форму договора помимо личной информации новый сотрудник прикладывает фотографию лица и паспорта — процедура удаленной аутентификации личности. Без этой фотографии договор не может быть согласован.

С точки зрения элементарной безопасности, когда новый человек приходит в компанию, у нас должны быть все необходимые данные по сотруднику. Мы должны быть уверены, что это реально существующий человек, паспортные данные в Форме соответствуют тем, что на фотографии, что он, например, самозанятый и др.

Как только папка и договор сформированы — автоматически создается карточка сотрудника на доске с четким регламентом действий по проверке договора со всеми ссылками.

Проверка договора

Сформированный договор проверяет компетентный сотрудник — это важная и неотъемлемая часть онбординга, которая проводится полуавтоматизированным способом. Стоит предусматривать и включать такие шаги в автоматизации, это избавит процессы от человеческих ошибок.

Проверка документов у нас также регламентирована: изложена по пунктам и со всеми необходимыми ссылками.

Заполнение карточки в таск-менеджере Jira с помощью автоматизаций и сервиса Zapier.

Ответственный сотрудник назначается Исполнителем задачи, также ему приходит уведомление в Slack от бота, что нужно проверить договор: личную информацию, дату договора, адрес, позицию и обязанностях сотрудника в компании, реквизиты, а также провести аутентификацию личности.

Сообщения в Slack-чате с отсылкой по линкам сразу в сами документы.

Настройка pin massages для чат-бота Slack и интеграция с сервисами Zapier, Google Документы и Jira.

Если со сформированным документом все в порядке — ставим лайк и письмо улетает на подписание новому сотруднику. Если нужно внести существенные изменения — ставим дизлайк и пишем в карточке в таск-трекере комментарий об этом.

Палец вверх/вниз — простой способ согласования отправки документов.

Утверждение документов и отправка писем с помощью интеграции сервиса Zapier.

Отправка письма

После того, как ответственный сотрудник поставил лайк — автоматически формируется и отправляется письмо. Это стандартное и рутинное действие, которое автоматизировано у нас во всех процессах, описанных в статье.

Онлайн-согласование договора плюс автоматизация отправки писем — вполне удовлетворяет и заменяет встречи в офисе.

Автоматизация отправки писем из сервиса Jira с интеграцией Zapier и Google Документы или Google Форма.

После подписания договора сотрудник подключается к рабочим процессам в компании

Выдача доступов

Сотруднику приходит на почту приглашение присоединиться в Slack и таск-трекер Jira.

Письмо со ссылкой для входа в корпоративный чат.

Пример письма-рассылки для процесса онбординга нового сотрудника с раздачей ссылки на Slack-чат и иные корпоративные сервисы.

Также автоматизация подтягивает данные о реквизитах сотрудника и создает запись в учетной системе Финолог (это также может быть, например, 1C) для финансового учета.

Знакомство с регламентами

Как только сотрудник заходит в Slack, автоматизация присылает ему сообщение-приветствие, где указаны ссылки на регламенты — общие принципы общения и работы в команде, время еженедельных планерок, как работать с таск-трекером и к кому обращаться по разным вопросам.

Автоматизация, которая предоставит новому сотруднику ссылки на необходимые регламенты для начала работы.

Интеграция сервиса Zapier для автоматизации шаблонных действий при онбординге нового сотрудника. Знакомство новичка с регламентами компании.

Чем доска Сотрудников удобна самим сотрудникам

Мы коротко описали основные этапы онбординга. Как только он закончен — карточка переходит в статус Probation (Испытательный срок).

Теперь это личная карточка сотрудника, которую также могут увидеть другие члены команды — узнать, в каких проектах работает сотрудник, зайти на его личную доску или почитать историю о том, как он попал в команду. Карточка сотрудника также отражается на личной доске, т.к. с переходом в статус Probation Исполнителем становится сам сотрудник.

Логирование операционного времени

В личной карточке сотрудник может логировать операционное время: думал, читал, залипал, рабочие диалоги и др. Это очень неочевидная идея. Кажется, что если ты пьешь кофе с коллегами — это не рабочее время, но в это время отдыхает голова, а если общаешься с коллегой по рабочему вопросу, то это напрямую влияет на решение рабочих задач.

Благодаря логированию времени — сколько уходит на код, общение и диплой, многое поддается прогнозированию о деятельности компании и работников.

Сложно логировать операционку, но возможно.

Как база сотрудников помогает в формировании оплаты труда

У сотрудников на проектной занятости есть индивидуальная таблица, ссылка на которую находится в карточке сотрудника в Jira. В таблице фиксируются даты платежей и чеки.

Как это происходит:

1. Каждый месяц приходит сообщение сотруднику в Slack, со ссылкой на приложение, куда нужно внести задачи из Jira, которые он выполнил за месяц. Так как сотрудник на проектной занятости, то эти задачи напрямую влияют на его вознаграждение.

В Slack есть букмарка, по которой можно зайти в Jira с настроенным фильтром — он покажет выполненные задачи за прошедший месяц.

Пример использования bookmark links в Slack.

2. Дальше подключается финансовая автоматизация, которая создает все документы и сообщает ответственному сотруднику о необходимости оплатить работы.

Не нужно запоминать и контролировать заполнение документов, автоматизация все по расписанию делает сама и присылает уже готовые ссылки в рабочий чат.

Пример использования pin messages для организации финансовых процессов в Slack.

Все документы улетают по нужным папкам: без траты времени на ручной документооборот, не нужно отдельно создавать счета и акты — так исключается риск человеческого фактора.

Вывод

В своих карточках сотрудники могут описать историю как попали в компанию, и эта информация будет находится в открытом доступе. Так можно узнать о своих коллегах, тогда как многие находятся на удаленке, но есть желание ощущать себя в команде.

Набрав в поиске задач имя или фамилию человека, отобразится необходимая карточка. Также можно ознакомиться с личной доской и задачами сотрудника по ссылке в этой карточке.

Если возникли вопросы или нужна помощь в автоматизации учета и управления информацией о сотрудниках — напишите нам!

P.S. Доска Сотрудники создавалась не только для ведения базы данных и упрощения рутинного документооборота, но и также как часть большой работы по финансовому планированию — прибыльности проекта. Об этом расскажем в следующей статье.


Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей!

Кирилл Гришанин

Последние 10 лет руковожу командой аналитиков, дизайнеров и разработчиков