HR в IT: углубленное профилирование и предсказуемый рекрутинг

Заказчикам 28 июня 2022 г.

Предсказуемый рекрутинг — это когда в компании знают, сколько времени и ресурсов необходимо для найма специалиста. И чтобы прийти к такой результативности наша HR-система постоянно обновляется, модернизируется, автоматизируется и пополняется новым опытом.

В этой статье мы расскажем о том, почему отказались от тестирования соискателей, как проводим профилирование кандидатов и вакансий, почему любая вакансия не может обойтись без 30-минутного созвона с заказчиком, а также расскажем, какая у нас в итоге формируется воронка на подбор кандидата в IT.

HR в IT: углубленное профилирование и предсказуемый рекрутинг

Базовые настройки
Вакансии
Кандидаты
Сотрудники
Общая база данных
Что усовершенствовали
Предварительный анализ рынка
Углубленное профилирование вакансии и кандидата
Общение с кандидатами
Результаты

Базовые настройки

В одной из статей мы рассказали об автоматизации нашего HR-процесса в таск-менеджере (у нас это Jira). В рамках этого процесса рекрутмент в компании разделен на три части (базы данных): Вакансии, Кандидаты, Сотрудники. Все части связаны, что позволяет быстро увидеть различную информацию: какие вакансии актуальны и кто за них отвечает, сколько кандидатов в воронке и др.

Проект Рекрутмент отражен в трех канбанных досках в таск-трекере Jira.

Рекрутмент компании. Все этапы легко адаптировать под проекты в таск-трекере Jira.

Вакансии

Содержит информацию о всех вакансиях в компании: их статус (Черновик, Согласование, Идет подбор, Вакансия закрыта), описание, вилку вознаграждения, технические требования, историю подбора и особенности/специфику поиска.

Общий вид доски Вакансии.

Пример kanban-доски в Jira для HR-отдела.

Кандидаты

Содержит информацию обо всех кандидатах, где статусы представлены этапами воронки. В карточке кандидата можно увидеть контакты, как мы нашли кандидата или он нашел нас, все необходимые ссылки на резюме и портфолио, ревью HR-менеджера, руководителя проекта/компании и других заинтересованных сотрудников, также есть быстрые фильтры по вакансиям и ответственным менеджерам.

Общий вид доски Кандидаты.

Пример kanban-доски в Jira для HR-отдела на этапе подбора кандидатов.

Сотрудники

Содержит информацию, полезную в трех сферах: контроль документооборота, кадрово-финансовой составляющей компании; база данных о текущих сотрудниках; личная карточка сотрудника, которая является частью процесса мониторинга удаленной работы.

Общий вид доски Сотрудники.

Канбан-доска в Jira может отображать полную картину по штату сотрудников в компании.

Общая база данных

В базу данных Кандидатов в Jira попадают только те, кто активно откликнулся на нашу вакансию: кто подходит под наши требования и с кем мы пообщались. Однако, воронка начинается раньше — мы считаем и тех, кто откликнулся, но не подошел нам, и тех, кто нам подошел, но не ответил на сообщения. Такие кандидаты также попадают в общую базу данных. Подобный формат дает 2 преимущества:

1. Сохраняется контекст для рекрутера. Мы можем возвращаться к поиску по конкретной вакансии неоднократно и всегда знаем, пытались ли уже связываться с каким-либо кандидатом, было ли это успешно, и если нет — то по каким причинам, будь то отсутствие ответа от кандидата, негативный отзыв о резюме от руководителя проекта или негативный отзыв от рекрутера о результатах общения с кандидатом.

Эта таблица удобна тем, чтобы мы не связывались и не тратили время на просмотры одних и тех же соискателей. Многие уже есть в таблице с комментарием: ответил ли человек, как пообщались и какие следующие шаги.

Пример контекста для рекрутера.

Ответ кандидата на предложение рассмотреть вакансию не всегда положительный.

2. Формирование реальной воронки поиска специалиста: от количества всех просмотренных кандидатов до прохождения испытательного срока. Например,

  • просмотрели 100 кандидатов,
  • написали 50 кандидатам,
  • пообщались с 30 кандидатами,
  • провели первичное интервью с 10 кандидатами,
  • техническое интервью с 3 кандидатами,
  • отправили оффер 1 кандидату.

Что усовершенствовали

Занимаясь наймом специалистов в другие компании и команды, процессы стали нуждаться в изменениях, и каждый практический случай играл в этом свою роль.

Предварительный анализ рынка

Один из первых заказчиков обратился к нам за поиском разработчика в команду с вилкой оплаты труда, скажем, 150-200 тыс руб. На первый взгляд мы решили, что эта рыночные условия. Начали поиск и поняли, что нет — вилка на заданный уровень и стек уже далеко не те цифры, что планирует заказчик.

В таких случаях помогает предварительный анализ рынка. Сделано это не только для нашего удобства, но также для планирования ФОТ заказчиком.

ФОТ — одна из основных составляющих статей расходов компании. У многих зарплатная вилка и траты на сотрудников формируется заранее. А у стартап-компаний почти всегда ограничен бюджет.

С целью избежать заранее неблагоприятный исход поиска кандидата, мы изучаем:

  1. Сколько реально стоит разработчик по заданным требованиям, и в какую сторону можно/нельзя менять требования и их приоритетность. Первичная форма должна отвечать на этот вопрос.
  2. Сколько мы возьмем за услугу рекрутинга в зависимости от сложности вакансии: поиск может занимать от 2 недель до 2 месяцев. Условно, Middle Python найти легче, чем Senior Scala.

Углубленное профилирование вакансии и кандидата

Подробное погружение в задачу и продуманные формы позволяют нам снять с заказчика головомойку по найму. Мы получаем от заказчика полную информацию о вакансии и профиле кандидата, которого они хотят видеть в команде — и делимся этой информацией с кандидатами, которых находим.

Это помогает нам из сотни людей находит 2 квалифицированных кандидатов, один из которых точно подойдет нашему заказчику.

Анкета профиля кандидата

Для формирования корректной вакансии и профиля потенциального работника мы проводим в два этапа общение с заказчиком, т.к. представление руководителя компании и тимлида будущего сотрудника — это 2 разных представления о специалисте.

1. Форма из 10 простых вопросов на нашем сайте на поиск сотрудника.

Небольшая, но продуманная анкета для заказа услуги по подбору специалистов в сфере IT.

Ввели мы такую практику недавно. Раньше первым этапом была большая анкета и никто не хотел ее заполнять. Поэтому сделали урезанную версию анкеты, информация в которой позволяет нам выполнить предварительный анализ рынка.

2. После утверждения условий сотрудничества заказчику нужно заполнить Анкету профиля кандидата.

Анкета состоит из 3 блоков, и заполнение занимает около 30 минут. Обычно мы сопровождаем заказчика и помогаем ему отвечать на вопросы.

Если вы не выделяете полчаса вдумчивого времени на составление задания, то это автоматически означает, что вам не так уж нужно то, что будет результатом задания.
Кирилл Гришанин,
основатель WB—Tech

Часть анкеты профиля кандидата. Такой подход обеспечивает нам поиск квалифицированного кандидата и помогает не дергать заказчика разными уточняющими вопросами.

Google Формы. Пример анкеты профиля соискателя на должность в сфере IT.

Форма охватывает все, что нужно знать для поиска, например:

  • информация о компании,
  • с кем вести согласование кандидатов,
  • о рабочем процессе в команде, для того чтобы максимально информировать кандидата,
  • желательная и необходимая квалификация — бывают ситуации, когда не находим идеального кандидата с запрашиваемым стеком,
  • опыт работы указывается по тому же принципу — желательный и необходимый,
  • наличие определенных софт скиллов и др.

Ответы на эти вопросы позволяют удовлетворить требования как заказчика, так и сотрудника. Именно это влияет на прохождение испытательного срока и срок работы нового сотрудника в компании.

Результат профилирования
  1. Поиск специалиста необходимого профиля и уровня с требуемыми хард и софт скиллами.
  2. Кандидат понимает, куда и в какой проект он устраивается: какие рабочие процессы и обязанности его ждут.
  3. Оптимизация наших ресурсов и временных затрат на поиск сотрудника.
  4. Заказчик выбирает сотрудника из 2-3 кандидатов. Мы не закидываем его десятками непроверенных контактов и резюме, в которых еще нужно будет разбираться.

Анкета соискателя

Анкета соискателя, как элемент воронки, у нас была всегда. Раньше она была по формату как отклик, но по отзывам соискателей оказалась сложная с не всегда уместными вопросами.

Анкету можно было бы заменить интервью, но порой нет возможности провести его прямо здесь и сейчас, поэтому мы переосмыслили саму анкету соискателя.

Часть текущей версии анкеты соискателя.

Google Формы. Анкетирование кандидата на соответствие должности.

Единственный вопрос, который оставили из предыдущей версии анкеты — про менторство и управление. Важно знать, если человек проявляет желание занять позицию тимлида — скорее всего, у него уже есть опыт менторства/управления, и он заявит об этом.

Помимо стандартных вопросов есть возможность задать нам вопросы — иногда появляются.

При заполнении кандидатом формы автоматизация создаст карточку в Jira и оповестит HR-менеджера в Slack.

Общение с кандидатами

Оставили время только на то, что нельзя автоматизировать — оценка кандидатов.

Первичное собеседование проводит человек с опытом руководства в IT-сфере более 10 лет. При успешном прохождении мы на своей стороне проводим техническое собеседование, но по желанию заказчика он может взять этот этап на своих спецов.

Быстрая связь с кандидатами

Через интегратор Zapier настроили отправку первого сообщения для соискателей по шаблону в Telegram. Одновременно с этим автоматизация сохранит всю информацию о кандидате в нашей общей базе.

В автоматизации сохранено несколько шаблонов сообщений, это удобно при поиске кандидатов под разные проекты и компании.

Использование плагина Zapier для быстрых сообщений в Telegram.

Отправка в Telegram помогает быстрее связаться со специалистами.

Плагин Zapier для отправки сообщений в Telegram.

Этот мессенджер чаще предлагается самими соискателями как способ связи, чем переписка на сайте, например, Хабр Карьере или HH.ru. Личные сообщения в этот чат дают более высокую конверсию по просмотрам и ответам от кандидатов.

Интервью

Если кандидат соответствует предъявленным критериям, то мы назначаем интервью. Для этого давно стало нормой использование сервиса Calendly — такая практика оптимизирует время эйчара, интервьюера, заодно и кандидата.

В режиме реального времени видны свободные слоты. В удобный день можно записаться на доступное время.

Интеграция Zapier в сервисы Calendly и Google календарь.

Это первое интервью-знакомство. Оно длится 15 минут и дает минимальное представление о кандидате, а кандидату позволяет задать важные для него вопросы.

Результаты

Как гласит принцип Парето — 80% результата дают твои 20% усилий. В поиске сотрудника 20% сосредоточены при сборе вводных данных и постановке задачи.

При поиске сотрудника в компанию мы учитываем требования и пожелания как заказчика, так и соискателя — предоставляем им полную информацию о том, что их ждет. Именно благодаря этому заказчик получает от нас только 2-3 квалифицированных кандидатов, которые готовы работать именно в этой компании и проекте. В итоге один кандидат получает оффер и проходит испытательный срок.


Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей!

WB—Tech Team

Команда WB—Tech