Бот-финансист для выплат зарплат: как автоматизировать учет ФОТ

Компании с небольшим количеством сотрудников сталкиваются с тем, что уведомления о начисления зарплаты своим сотрудникам приходится рассылать вручную каждый месяц. Кроме этого, приходится заполнять ведомости по зарплате и другим постоянным расходам вручную. При таком подходе учет финансов становится преступно трудоемким. Да и сотрудники недоумевают «А когда з/п то?». Это утомляет и раздражает, особенно, когда у всех разные даты получения зарплаты и важно не сообщить ложную информацию.

Как работает бот

Бот-финансист сам отправит уведомления членам команды о начислении зарплаты в корпоративный мессенджер и добавит убытки или начисления в отчеты.

Мы принялись решать эту проблему в небольшой компании, где изначально все данные по сотрудникам содержались в таблицах (Google Sheets) и их можно интегрировать с рабочим чатом (Slack).

Рассылка уведомлений о действиях с задачами

Каждый месяц определенного числа менеджер по зарплатам должен смотреть и проверять данные — начислять средства и оповещать сотрудника о начисленной зарплате. С помощью бота-финансиста менеджер прямо из мессенджера может обратиться к таблице, найти сотрудников и данные о них.

Дальше бот все делает сам: рассылает уведомления сотрудникам о начислениях на определенную дату. Сообщение будет, например, таким: «Вам начислена зарплата за май 2019 года. Она будет переведена на ваш счет в течение недели».

После того как менеджер вносит данные об операции, сотрудник получает сообщение «Вам на карту переведена заработная плата в размере N рублей».

Бот напоминает менеджеру, ответственному за зарплаты, когда нужно начинать оплаты.

Например, 27 числа каждого месяца приходит уведомление ответственному о необходимости начислить з/п в течение недели. Сотрудники получают уведомление, что з/п скоро будет. Таблица с данными о начислениях заполняется сама.

Преимущества бота-финансиста для компаний

Бот — робот, который работает согласно алгоритму и ошибается только из-за человеческой ошибки (непредвиденное отключение бота, ошибка в алгоритме). Он использует одну информационную площадку, например, мессенджер, чтобы управлять потоками данных о зарплатах.

Конечно, здесь не исключается полностью ручной труд, потому что менеджеру нужно в любом случае вбивать данные, когда он проводит операции по начислению зарплат. Но бот сокращает рутинные действия при работе с зарплатой:

• сам оповещает сотрудников о зарплате — сообщает, когда она будет,
• напоминает менеджеру о необходимости начислений — показывает, кому платить зарплату,
• сам заполняет таблицу зарплат сотрудников.

Посмотрите разные автоматизации бизнес-процессов и выберите решение, которое подходит для вашей компании.

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей!