Бот-финансист для выплат зарплат: как автоматизировать учёт ФОТ

Компании с небольшим количеством сотрудников (до 50 человек) сталкиваются с тем, что уведомления о начисления з/п своим сотрудникам приходится рассылать вручную каждый месяц. Кроме этого приходится заполнять ведомости по зарплате и другим постоянным расходам вручную. При таком подходе учёт финансов становится преступно трудоёмким. Да и сотрудники недоумевают «А когда з/п то?». Это утомляет и раздражает, особенно когда у всех разные даты получения з/п и важно не сообщить ложную информацию.

Как работает бот

Бот-финансист сам отправит уведомления членам команды о начислении зарплаты в корпоративный мессенджер, добавит убытки или начисления в отчёты.

Мы принялись решать эту проблему в небольшой компании, где изначально все данные по сотрудникам содержались в Google Sheets и их можно интегрировать со Slack.

Рассылка уведомлений о действиях с задачами

Каждый месяц определённого числа менеджер по зарплатам должен смотреть и проверять данные по зарплатам, начислять средства и оповещать сотрудника о начисленной зарплате. С помощью бота-финансиста менеджер прямо из мессенджера может обратиться к таблице, найти сотрудников и данные о них.

Дальше бот всё делает сам: рассылает уведомления сотрудникам о начислениях на определённую дату. Сообщение будет, например, таким: «Вам начислена зарплата за май 2019 года. Она будет переведена на ваш счёт в течение недели».

После того как менеджер вносит данные об операции, сотрудник получает сообщение «Вам на карту переведена заработная плата в размере N рублей».

Бот напоминает менеджеру, ответственному за зарплаты, когда нужно начинать оплаты.

Например, 27 числа каждого месяца приходит уведомление ответственному о необходимости начислить з/п в течение недели. Сотрудники получают уведомление, что з/п скоро будет. Таблица с данными о начислениях заполняется сама.

Преимущества бота-финансиста для компаний

Бот — робот, который работает согласно алгоритму и ошибается только из-за человеческой ошибки (непредвиденное отключение бота, косяк в алгоритме). Он использует одну информационную площадку, например, мессенджер, чтобы управлять потоками данных о з/п.

Конечно, здесь не исключается полностью ручной труд, потому что менеджеру нужно в любом случае вбивать данные, когда он проводит операции по начислению зарплат. Но бот сокращает рутинные действия при работе с зарплатой:

• сам оповещает сотрудников о зарплате — сообщает, когда она будет,
• напоминает менеджеру о необходимости начислений — показывает, кому платить зарплату,
• сам заполняет таблицу зарплат сотрудников.