Как автоматизировать планирование бюджета и всегда знать, сколько у бизнеса денег

Как автоматизировать планирование бюджета и всегда знать, сколько у бизнеса денег

Обычно в бизнесе есть два способа планирования бюджета. Первый — наугад. С тем же успехом можно не делать — и в какой-то момент понять, что дебет не догоняет кредит и пора закрывать организацию.

Второй вариант — скрупулезно всё просчитывать. Это хорошо, но требует много времени и внимательности. Причем ошибки всё равно будут — где-то добавили лишний нолик, где-то забыли внести очередной платеж. В итоге всё равно получается не точно, но денег тратим много.

И есть третий вариант — автоматизировать большинство процессов. Времени тратится меньше, перед глазами всегда план на месяц или квартал. Сразу понятно, сколько денег есть на развитие, сколько долговых обязательств. Когда появляется идея, можно сразу посчитать, может ли бизнес позволить себе такие эксперименты.

Рассказываем, как мы этого добились.

Зачем вообще нужно планировать

Планирование и финансовый учет помогают бизнесмену или руководителю:

  • Успокоиться. Проще думать о развитии и управлении, когда перед глазами понятная табличка с движением денег.
  • Экономить. Когда бизнес растет, появляются незначительные постоянные расходы. Они настолько малы, что мы их не замечаем — хотя если сложить их все и посмотреть, сколько тратится в год, получается весомая сумма. Даже в средней компании это поможет сэкономить сотни тысяч рублей. Планирование поможет выявить таких «вредителей».
  • Найти точки роста. Вы видите, какие направления приносят больше денег, а какие требуют много ресурсов, но денежный поток от них минимален.
  • Принимать взвешенные решения. Когда перед глазами есть финансовый план хотя бы на квартал, проще разобраться, может ли компания позволить себе кредит на развитие, или нет.

Когда появляется планирование, бизнес превращается из азартной игры в стратегию.

Как выбрать период планирования

Процесс планирования зависит от отрасли — нет абсолютно точного шаблона для всех, любой алгоритм нужно оптимизировать под ваш бизнес.

Например, период планирования. Если у вас розница, стоит организовать работу так, чтобы вы видели результаты по дням, неделям и месяцам. У нас b2b, проекты обычно долгие, на несколько недель или даже месяцев. Поэтому мы смотрим на месяц и квартал вперед.

Как считать данные

Система отличается от привычного финансистам подсчета переменных и постоянных доходов/расходов, но немного. Работаем мы в основном через «Google Таблицы», откуда данные попадают в сервис «Финолог».

В таком виде система подходит в основном для проектного бизнеса. Для розницы чуть сложнее. Сделок много, поэтому нужно автоматизировать их добавление. Решений этой задачи десятки, нужно лишь выбрать подходящий для вашей IT-системы. Чтобы это сделать, напишите нам.

Таблица с сотрудниками

Сюда мы заносим расходы на ежемесячные зарплаты. У большей части специалистов фиксированные гонорары, поэтому мы заранее знаем, сколько на это уйдет денег в месяц.Когда появляется новый член команды, он проходит процесс знакомства с компанией — онбординг. Как только он регистрируется в нашем воркспейсе в Slack, финансист получает задачу в Jira — заполнить ставку или оклад.

В таблице есть ID аккаунта сотрудника из Jira — это элемент учета. С помощью него мы можем увидеть, сколько задач сделал специалист

Таблица с плановыми доходами и расходами

Сюда попадают наши абонентские расходы — различные сервисы по подписке, оплата хостингов, рекламы, кредиты и другие траты. Проще говоря, обязательные платы. Обычно они одинаковые, от месяца к месяцу.

В эту же таблицу добавляем доходы. Их у нас два вида:

«Абонентка», ежемесячные повторяющиеся платежи — с ними планировать очень удобно.

Конкретные суммы. Обычно у нас большие проекты, оплату делим на месяцы, в зависимости от количества решенных задач. Поэтому тоже можем планировать.

Важно выстраивать процесс работы с клиентами так, чтобы было понятно, когда будет поступление денег. Поэтому в таблицу с плановыми доходами можно занести и дебиторскую задолженность — вы же знаете, когда будет срок договоренностей по оплате.

Новый доход или новый расход — новая строка в таблице.

Главное — поставить служебный маркер «96059», он же ID расчётного счёта, в нужный столбец. Так таблица поймет, расход это или доход

Планирование внезапных событий

В этот блок попадают расходы и доходы, которые не получается спланировать заранее. Например, это может быть найм подрядчиков для решения специфической задачи. Так у нас работает графический дизайнер. Он записывает время, затраченное на задачу, в Jira, а мы в зависимости от этого платим гонорар.

Чтобы не выйти за допустимые пределы, договариваемся с подрядчиками о приблизительной стоимости — например, мы понимаем, что проект будет стоить от 10 до 11 тысяч рублей.

Аналогично происходит и с доходами. Например, когда старый клиент хочет расширить сотрудничество — добавить дополнительные функции в сервис или провести аудит кода его внутренних разработчиков. Такие ситуации планировать невозможно, поэтому они становятся внезапными событиями.

Это перечень внезапных событий в «Финологе»

Автоматизация

Сейчас на планирование тратится совсем мало времени. Вручную добавляются только внезапные события — их не получится предусмотреть и они не повторяются. Поэтому нет смысла создавать лишнюю таблицу, мы используем интерфейс «Финолога». Это считанные минуты.

На добавление ставки у нового сотрудника тоже уходят секунды. Занести в таблицу новый плановый расход или доход — буквально минута, чтобы заполнить 7 нужных ячеек.

Данные из таблиц передаются в «Финолог» автоматически, через открытые API.

Сервис перерабатывает данные и выдает результат — наглядную картину будущего компании. Строится платёжный календарь. Можно сразу увидеть кассовые разрывы с учётом фактических остатков. И быстро среагировать — например, взять займ или найти дополнительные источники доходов.

Если вы знаете свои расходы и доходы, то вбейте их в табличку, а «Финолог» наглядно покажет движение денег до конца года

Сейчас мы без сложных расчётов понимаем, сколько мы заработаем через месяц или квартал чистыми. Сколько у нас свободных денег на эксперименты. И сколько мы можем потратить средств на развитие, с учётом всех наших обязательств.

Проще говоря — смотрим в будущее. Единственное, что остается делать — сверяться с бюджетом.

Могу добавить, как предприниматель предпринимателю. Мы с вами живем в неопределённости, это наш постоянный стресс. Полностью его не убрать, зато можно сделать немного меньше.

Планирование — это тот процесс, который как раз устраняет неопределённость и вносит ясность. Даже если мы увидим, что денег не хватает, то ничего страшного. Мы же узнаем про это заранее, поймём точную сумму. Сможем найти способ заработать. Или сэкономить. Даже возьмём кредит.

С планированием всё становится немного проще. Меньше неопределённости, меньше стресса.

Кирилл Гришанин, основатель WB-Tech