Как автоматизировать процессы без отдела разработчиков

Небольшие компании с численностью сотрудников около 50 человек часто сталкиваются с проблемами соблюдения рабочих процессов — кто-то забыл отправить важное письмо-напоминание о встрече, сотрудник не пришёл на смену, и это забыли зафиксировать в отчёт и так далее. Много мелких ситуаций, из-за которых создаётся ощущение хаоса и неразберихи, а иногда теряются деньги.

Хотя, казалось бы, легко каждый месяц делать отчёт для сотрудников разных смен в разных цехах или проконтролировать отправку приглашений на мероприятие, ведь есть таск-трекеры, журнал посещений в Excel и стажёр в секретариате.

Проблема в том, что эти инструменты работают по отдельности, не синхронизируются между собой, и сотрудникам всё равно приходится прикладывать много усилий для заполнения всего и везде.

Как исправить ситуацию

Внедрить крутую CRM/ERP

Помочь управлять процессами может крутая система для производств типа SAP, которой пользуются крупные компании. Эта система найдёт все слабые места, автоматизирует и стандартизирует процессы, которые нужны, и всё будет хорошо. Проблема только в том, что стоит SAP несравнимо больше доходов маленького бизнеса. Даже Jira Core будет дороговатой для бизнесов такого размера.

Сделать свою систему или кастомизировать исходную

Ещё можно посадить отдел разработчиков, которые возьмут Битрикс24 и будут кастомизировать его 24 часа в сутки, параллельно исправлять баги и объяснять людям, как пользоваться системой. Либо разработать собственную платформу для управления, что тоже займет месяцы.

Интегрировать готовые решения

Есть другой вариант — взять надёжные и проверенные готовые решения, имеющиеся на рынке ИТ и интегрировать их в свои бизнес-процессы. Не потребуется содержать штат разработчиков — вы сможете сами контролировать происходящее и максимум — пользоваться аутсорс-поддержкой знающего программиста. В большинстве ситуаций вы даже сможете обойтись техподдержкой сервиса, который будет интегрирован в систему.

Автоматизация процессов готовыми решениями

Что это такое и как работает

«Изолента» — это система управления бизнес-процессами, которая оптимизирует и стандартизирует рутинные задачи в малом и среднем бизнесе без разработчиков и за небольшие вложения.

Чтобы отчёты о ключевых показателях бизнеса были точными и вовремя, можно, например, интегрировать Google Sheets и Slack между собой, обозначить кодовые фразы, которые менеджеры будут просто писать в корпоративный чат, и отчёт будет формироваться автоматически. В конце месяца вы получите полные данные без ошибок. Конечно, при условии, что менеджеры могут запомнить пару ключевых фраз-команд. Если нет — стоит задуматься не об автоматизации, а о смене сотрудников :)

Мы делаем индивидуальную интеграцию готовых программных решений в единую автоматизированную систему в зависимости от нужд бизнеса.

Можно обойтись без разработки

Достаточно одного человека на аутсорсе, к которому можно обратиться за помощью или с вопросом. Ни одного программиста в штате. Ноль.

Система гибкая и масштабируемая, работает без сбоев и ошибок до тех пор пока Роскомнадзор не заблокировал вам выход в сеть. Внедрение происходит очень быстро после изучения бизнес-процессов. Без длительных согласований или гигантских технических заданий. Ничего лишнего, но всё нужное.

Если ваша компания ещё не автоматизировала бизнес, и сотрудники не готовы к повышению прозрачности и изменениям, то решение с использованием готовых продуктов станет первым шагом на пути к цифровизации. Это внедрение покажет, стоит ли глубже внедрять автоматизацию.