сентябрь 30, 2019

Бот-ассистент для контроля бизнес-процессов

Бот-ассистент для контроля бизнес-процессов

Чтобы контролировать бизнес-процессы компании руководители используют различные программные продукты, но все они не идеальны, и некоторые из них не выполняют своих функций.

Как работает бот-ассистент

Например, вы используете Bitrix24. Система оповещает о новых задачах, но о просроченных задачах «наблюдателю» не сообщает. Или людям неудобно ждать оповещений только в Bitrix24 — они медленные, не всегда срабатывают уведомления и прочее.

Эти ошибки становятся проблемой — человек не успевает следить за задачами и может пропустить важное. Чтобы избежать этого можно использовать бота-ассистента.

Бот-ассистент будет отправлять различные уведомления напрямую руководителю или сотрудникам. Уведомит исполнителей и наблюдателей обо всех незавершенных задачах, срок которых вышел. Это сокращает время на обработку и поиск задач — бот отправит в уведомлении ссылки на нужные задачи.

Создание бота-ассистента для IT-компании

К нам обратилась небольшая ИТ-компания, у сотрудников были проблемы — они не успевали следить за всеми уведомлениями с площадок. Ежедневно с сайта падали заявки на почту. Каждый день менеджер заходил, проверял заявки и вносил их как новые задачи, указывал ответственных, исполнителей и наблюдателей. На эти рутинные дела уходило много времени, поэтому клиент хотел автоматизировать процесс.

Мы предложили использовать бота, который сам все это делает моментально, и уведомляет не в ПО, которое может быть у сотрудника не запущено, а в мессенджер, который есть и на компьютере, и в телефоне. Другими словами, нужно настроить все гибко и мобильно.

С чем мы интегрировали бота

Компания использовала Bitrix24. Корпоративный мессенджер, которым пользовались сотрудники, был Rocket.Chat, — через него они поддерживали связь друг с другом и использовали на различных устройствах.

Чтобы решить эту задачу, мы настроили:

  1. Рассылку уведомлений о различных действиях с задачами (изменение ролей, содержания, сроков и т.д.).
  2. Рассылку уведомлений о событиях по уже выстроенным бизнес-процессам.

Бизнес-аналитик составил необходимые шаблоны уведомлений, карту бизнес-процессов, приоритетности ролей по различным направлениям и обозначил правила, в рамках которых мы создавали бота.

Создание задачи в Bitrix24.

Рассылка уведомлений о действиях с задачами

При создании новой задачи в системе Bitrix24, необходимо, чтобы бот уведомил в мессенджере Rocket.Chat сотрудников, за которыми закреплена задача.

Уведомление о создании новой задачи в Rocket.Chat.

Рассылка уведомлений о событиях по уже налаженным бизнес-процессам

В компании есть существующий бизнес-процесс:

  1. Создание задачи с определенным типом.
  2. Составление счета.
  3. Выбор подрядчика по задаче.
  4. Выставление счета.
  5. Составление чек-листа по задаче и так далее.

При этом Битрикс не уведомляет по каждому процессу ответственного или кого-то еще с другой ролью.

Мы сделали уведомление для каждого этапа. Например, чтобы ответственный получил уведомление о том, что создана новая задача по проекту и необходимо выбрать подрядчика для задачи.

Результат

Компания значительно сократила ошибки из-за недосмотра по задачам, и процессы стали эффективнее.

В зависимости от размера задачи бот-ассистент может быть сложнее или проще. Зачем тратить трудовые ресурсы в компании на каждодневную проверку системы по тому или иному вопросу и оповещать кого-то, когда бот сам это все сделает без вопросов? Направьте человеческий ресурс на действительно важные цели, где нет ежедневной рутинной работы, остальное за вас сделает автоматизация.

Посмотрите, какое решение подходит вашей компании.

Подпишитесь на блог WB—Tech

Никакого спама, только анонсы новых статей!