Типы задач в Jira: основы, не зная которых рабочие процессы обречены на провал
Рассмотрим главную сущность Jira Software Atlassian — Issue. Она же тикет, таск и задача. Не все
Чтобы контролировать бизнес-процессы компании, руководители используют различные программные продукты, но все они не идеальны, и некоторые из них не выполняют своих функций.
Например, вы используете Bitrix24. Система оповещает о новых задачах, но о просроченных задачах «наблюдателю» не сообщает. Или людям неудобно ждать оповещений только в Bitrix24 — они медленные, не всегда срабатывают уведомления и прочее.
Эти ошибки становятся проблемой — человек не успевает следить за задачами и может пропустить важное. Чтобы избежать этого, можно использовать бота-ассистента.
Бот-ассистент будет отправлять различные уведомления напрямую руководителю или сотрудникам. Уведомит исполнителей и наблюдателей обо всех незавершенных задачах, срок которых вышел. Это сокращает время на обработку и поиск задач — бот отправит в уведомлении ссылки на нужные задачи.
К нам обратилась небольшая ИТ-компания, у сотрудников были проблемы — они не успевали следить за всеми уведомлениями с площадок. Ежедневно с сайта падали заявки на почту. Каждый день менеджер заходил, проверял заявки и вносил их как новые задачи, указывал ответственных, исполнителей и наблюдателей. На эти рутинные дела уходило много человекочасов, поэтому клиент хотел автоматизировать процесс.
Мы предложили использовать бота, который сам всё это делает моментально, и уведомляет не в ПО, которое может быть у сотрудника не запущено, а в мессенджер, который есть и на компьютере, и в телефоне. Другими словами, нужно настроить всё гибко и мобильно.
Компания сидела на Bitrix24. Корпоративный мессенджер, которым пользовались сотрудники был Rocket.Chat, — через него они поддерживали связь друг с другом и использовали на различных устройствах.
Чтобы решить эту задачу, мы настроили:
Бизнес-аналитик составил необходимые шаблоны уведомлений, карту бизнес-процессов, приоритетности ролей по различным направлениям и обозначил правила, в рамках которых мы создавали бота.
При создании новой задачи в системе Bitrix24, необходимо, чтобы бот уведомил в мессенджере Rocket.Chat сотрудников, за которыми закреплена задача.
В Rocket.Chat это выглядит так:
В компании есть уже существующий бизнес-процесс:
При этом Битрикс не уведомляет по каждому процессу ответственного или кого-то ещё с другой ролью.
Мы сделали уведомление для каждого этапа. Например, чтобы ответственный получил уведомление о том, что создана новая задача по проекту и необходимо выбрать подрядчика для задачи.
Компания значительно сократила ошибки из-за недосмотра по задачам, и процессы стали идти более эффективно.
В зависимости от размера задачи бот-ассистент может быть сложнее или проще. Зачем тратить трудовые ресурсы в компании на каждодневную проверку системы по тому или иному вопросу и оповещать кого-то, когда бот сам это все сделает без вопросов? Направьте человеческий ресурс на действительно важные цели, где нет ежедневной однотипной работы, остальное за вас сделает автоматизация.