Бот-ассистент для контроля бизнес-процессов

Чтобы контролировать бизнес-процессы компании, руководители используют различные программные продукты, но все они не идеальны, и некоторые из них не выполняют своих функций.

Как работает бот-ассистент

Например, вы используете Bitrix24. Система оповещает о новых задачах, но о просроченных задачах «наблюдателю» не сообщает. Или людям неудобно ждать оповещений только в Bitrix24 — они медленные, не всегда срабатывают уведомления и прочее.

Эти ошибки становятся проблемой — человек не успевает следить за задачами и может пропустить важное. Чтобы избежать этого, можно использовать бота-ассистента.

Бот-ассистент будет отправлять различные уведомления напрямую руководителю или сотрудникам. Уведомит исполнителей и наблюдателей обо всех незавершенных задачах, срок которых вышел. Это сокращает время на обработку и поиск задач — бот отправит в уведомлении ссылки на нужные задачи.

Создание бота-ассистента для IT-компании

К нам обратилась небольшая ИТ-компания, у сотрудников были проблемы — они не успевали следить за всеми уведомлениями с площадок. Ежедневно с сайта падали заявки на почту. Каждый день менеджер заходил, проверял заявки и вносил их как новые задачи, указывал ответственных, исполнителей и наблюдателей. На эти рутинные дела уходило много человекочасов, поэтому клиент хотел автоматизировать процесс.

Мы предложили использовать бота, который сам всё это делает моментально, и уведомляет не в ПО, которое может быть у сотрудника не запущено, а в мессенджер, который есть и на компьютере, и в телефоне. Другими словами, нужно настроить всё гибко и мобильно.

С чем мы интегрировали бота

Компания сидела на Bitrix24. Корпоративный мессенджер, которым пользовались сотрудники был Rocket.Chat, — через него они поддерживали связь друг с другом и использовали на различных устройствах.

Чтобы решить эту задачу, мы настроили:

1. Рассылку уведомлений о различных действиях с задачами (изменение ролей, содержания, сроков и т.д.).
2. Рассылку уведомлений о событиях по уже выстроенным бизнес-процессам.

Бизнес-аналитик составил необходимые шаблоны уведомлений, карту бизнес-процессов, приоритетности ролей по различным направлениям и обозначил правила, в рамках которых мы создавали бота.

Рассылка уведомлений о действиях с задачами

При создании новой задачи в системе Bitrix24, необходимо, чтобы бот уведомил в мессенджере Rocket.Chat сотрудников, за которыми закреплена задача.

В Rocket.Chat это выглядит так:

Рассылка уведомлений о событиях по уже налаженным бизнес-процессам

В компании есть уже существующий бизнес-процесс:

1. Создание задачи с определенным типом.
2. Составление счёта.
3. Выбор подрядчика по задаче.
4. Выставление счёта.
5. Составление чек-листа по задаче и так далее.

При этом Битрикс не уведомляет по каждому процессу ответственного или кого-то ещё с другой ролью.

Мы сделали уведомление для каждого этапа. Например, чтобы ответственный получил уведомление о том, что создана новая задача по проекту и необходимо выбрать подрядчика для задачи.

Результат

Компания значительно сократила ошибки из-за недосмотра по задачам, и процессы стали идти более эффективно.

В зависимости от размера задачи бот-ассистент может быть сложнее или проще. Зачем тратить трудовые ресурсы в компании на каждодневную проверку системы по тому или иному вопросу и оповещать кого-то, когда бот сам это все сделает без вопросов? Направьте человеческий ресурс на действительно важные цели, где нет ежедневной однотипной работы, остальное за вас сделает автоматизация.