Бот-аналитик. Автоматизация отчётности и журналирование действий

Бот-аналитик. Автоматизация отчётности и журналирование действий

Заказчик — клининговая компания. Владелец хотел, чтобы ежедневные отчёты формировались автоматически на основании журналов, в которых менеджеры компании отмечали несколько параметров:

  1. Посещаемость сотрудников.
  2. Оценка качества работы.
  3. Протоколирование замечаний от клиентов.
  4. Итоговый отчёт за день по норме выработки.

При этом важно сделать так, чтобы менеджеры отмечали информацию привычным способом (в чате), а анализ собранной информации можно было провести в другой системе, например, в таблице, и доступ к информации должен гибко настраиваться.

Что мы сделали

Мы предложили клиенту сделать интеграцию корпоративного мессенджера Slack с Google Suite — почтой, календарем и диском для бизнеса.

Для отчётной информации менеджеры используют Slack — вводят определённые команды и после них нужные показатели.

Например:
Менеджер заполняет присутствие сотрудника. Команда состоит из 4х слов, разделённых пробелом:

сотр НОМЕР_ИЛИ_ФИО_СОТРУДНИКА ЗОНА ГРАФИК

  • сотр — первое слово вызывает команду
  • НОМЕР_ИЛИ_ФИО_СОТРУДНИКА — число, например 11 (максимальное число — 99)
  • ГРАФИК — название графика, например ночь

В Slack это выглядит так:

Отчётная таблица месяца формируется автоматически из Slack. Менеджер не может изменить этот отчёт или исправить его задним числом. Отправил сообщение — информация подана. Не отправил — информация не подана, значит будет виден 0.

Результат

Всю рутину по сбору данных и формированию отчётов забирает на себя система. Да, важно уметь вводить правильно команды, потому что если они будут внесены неверно — информация не обработается, но здесь вопрос стоит уже в компетенции кадров. Если сотрудники настолько не готовы к автоматизации, что не могут выучить две ключевые команды, стоит задуматься об их необходимости в бизнесе.

Мы внедрили софт в бизнес-процессы компании за пару месяцев. По сравнению с собственной разработкой платформы или внедрением более сложных сервисов — это очень быстро.

Теперь заказчик получает точные моментальные структурированные отчёты прямо «с полей» и может действовать до того, как возникли проблемы с его клиентом, а не узнавать о проблемах по факту. В отчётах содержится информация о работе сотрудников — где нужно исправить ситуацию, а где всё в порядке.

Эти знания помогают бизнесу эффективнее функционировать, устранить беспорядок в процессах и снизить операционные издержки.